Wann genau zahle ich die erste Rechnung des Architekten?

Die erste Zahlung ist in der Regel die Anzahlung bei Vertragsunterzeichnung, bevor irgendein Plan übergeben wird. Die nächste Rechnung folgt erst, nachdem Sie das erste Ergebnis, die architektonische Studie, freigegeben haben. Die Zahlungsbedingungen für einzelne Rechnungen werden im Einzelfall vereinbart und sollten im Vertrag festgehalten werden.

Was muss ich tun, damit eine Phase als freigegeben gilt?

Eine schriftliche Bestätigung, die die konkrete Version der Unterlagen und das Übergabedatum nennt, genügt, eine E-Mail ist üblich. Es ist keine Formalität für die Behörde, sondern eine gemeinsame Aufzeichnung, auf die beide Seiten zurückgreifen können, wenn dasselbe Gespräch später unterschiedlich in Erinnerung ist.

Kann ich eine einzelne Phase beauftragen und über den Rest später entscheiden?

Ja, und das ist ein üblicher Ansatz. Eine separat beauftragte Studie lässt Sie sowohl das Konzept als auch die Zusammenarbeit prüfen, ohne sich auf das gesamte Projekt festzulegen. Der Zahlungsplan endet dann einfach mit der zuletzt beauftragten Phase, und die Fortsetzung ist Sache einer neuen Vereinbarung.

Was passiert, wenn die Baubehörde länger braucht als erwartet?

Das hat keine Auswirkung auf den Zahlungsplan, solange der Plan an Leistungen und nicht an Termine gebunden ist. Genau deshalb ist die Zahlung für die Unterlagen meist an deren Übergabe und Freigabe durch den Auftraggeber geknüpft, nicht an den Tag des Bescheids, der in niemandes Hand liegt.

Wie wird die Bauaufsicht abgerechnet und wie sollte ich sie einplanen?

Üblicherweise nach Zeitaufwand oder nach Anzahl der Baustellenbesuche, abgerechnet im Bauverlauf, meist monatlich oder nach Baubesprechungen. Planen Sie sie als geschätzte Anzahl von Besuchen multipliziert mit dem vereinbarten Satz ein, nicht als Prozentsatz des Honorars.

Kann der vereinbarte Preis einer Phase während des Projekts steigen?

Bei einer noch nicht erbrachten Phase kann er steigen, wenn sich das Raumprogramm wesentlich ändert, zum Beispiel die Grundfläche wächst oder eine ursprünglich nicht vorgesehene Fachplanung hinzukommt. Bei einer bereits erbrachten und freigegebenen Phase ändert sich der Preis nicht, aber eine Wiederaufnahme wird als neue Leistung berechnet.

Ist die Anzahlung rückerstattbar, wenn ich vom Projekt Abstand nehme?

Das hängt von der Formulierung des Vertrags ab, und es gibt mehrere legitime Regelungen, von einer nicht rückzahlbaren Anzahlung bis zur Abrechnung der tatsächlich geleisteten Stunden. Entscheidend ist, die Antwort vor der Unterzeichnung zu vereinbaren, denn nach einem Rückzug ist es schwer zu verhandeln.

Entwurfsphasen und Zahlungsplan

14. September 20268 Min. Lesezeit

Ein niedriges modernes Pfarrgebäude mit hellgrünem Putz, einem geneigten Metalldach mit Stehfalz und Dachfenstern, holzverkleideten Wandpaneelen und einem Flügel mit Flachdach-Carport, auf einer Rasenfläche hinter einem sehr großen ausgewachsenen Laubbaum, dahinter ein älterer Kirchturm

Warum die Zahlung nach Meilensteinen erfolgt, nicht nach dem Kalender

Die Frage „Was kostet das“ hat eine jüngere Schwester, die Auftraggeber meist erst stellen, wenn die erste Rechnung eintrifft: Wann genau ist das Geld fällig, und wodurch wird es ausgelöst. Ein Architektenhonorar wird fast nie als eine einzige Summe bezahlt. Es ist in mehrere Zahlungen aufgeteilt, und diese Aufteilung ist keine buchhalterische Formalität. Sie ist der Mechanismus, der das Geld an ein überprüfbares Ergebnis bindet.

Der Unterschied zwischen den beiden möglichen Logiken ist größer, als er aussieht. Wenn die Zahlung an den Kalender gebunden ist, etwa an einen gleichbleibenden Monatsbetrag, zahlt der Auftraggeber für vergehende Zeit, unabhängig davon, ob er etwas in der Hand hält. Wenn die Zahlung an einen Meilenstein gebunden ist, geht jeder Rechnung ein konkretes Ergebnis voraus, das der Auftraggeber erhalten, geprüft und freigegeben hat. Eine Änderung des Projektverlaufs ändert dann nichts daran, wer was schuldet. Und der Verlauf ändert sich fast immer, mal wartet man auf eine Behörde, mal auf die eigene Entscheidung des Auftraggebers.

Diese Logik schützt beide Seiten symmetrisch, was bei Zahlungsbedingungen selten ist. Der Auftraggeber zahlt nie für ein Versprechen, sondern nur für eine gelieferte Sache, die er sich ansehen kann. Der Architekt erarbeitet die nächste Phase nicht auf Kredit, denn die Arbeit daran beginnt erst, wenn die vorherige abgeschlossen und abgerechnet ist. Genau hier entstehen die meisten späteren Streitigkeiten gar nicht: nicht wegen der Höhe der Summe, sondern weil beide Seiten von Anfang an wussten, was das Wort „fertig“ in diesem Projekt bedeutet.

Die Leistungsphasen, wie der Auftraggeber ihnen tatsächlich begegnet

Die Abfolge der Entwurfsphasen ist in der Praxis festgelegt, und der Auftraggeber begegnet ihr fast immer in derselben Reihenfolge. Sie beginnt mit der Klärung der Aufgabenstellung und der Sammlung von Informationen über das Grundstück. Dann folgt die architektonische Studie, die das Konzept prüft: die Massierung des Hauses, seine Platzierung auf dem Grundstück und die grundlegende Raumaufteilung. Danach kommt die Baugenehmigungsplanung, die das gewählte Konzept zu einer Form weiterentwickelt, die die Behörde und die beteiligten Stellen lesen können. Dann das Ausführungsprojekt, das Details, Materiallisten und die Informationen ergänzt, die ein Bauunternehmer braucht. Und schließlich die Autorenaufsicht, die während der gesamten Bauzeit läuft.

Wichtiger als die Bezeichnungen ist, was alle Phasen gemeinsam haben: Jede endet mit einem Ergebnis, das übergeben, geprüft und freigegeben werden kann. Die Freigabe ist hier ein Ereignis, keine Stimmung. Sie braucht kein notarielles Dokument, eine E-Mail, die die konkrete Version der Planung und das Datum der Übergabe nennt, genügt vollkommen. Entscheidend ist, dass sie existiert und dass man sich auf sie berufen kann, wenn sich ein halbes Jahr später zwei Menschen an dasselbe Treffen unterschiedlich erinnern.

Und diese Freigabe ist es, die die Zahlung auslöst. Nicht das Versenden von Dateien, nicht das Verstreichen eines Monats, sondern die Bestätigung des Auftraggebers, dass das Ergebnis dem Vereinbarten entspricht. Sie ist zugleich der Punkt, an dem die Phase abgeschlossen wird: Was in ihr entschieden wurde, wird zur Grundlage der weiteren Arbeit statt zu einer offenen Frage, zu der man immer wieder zurückkehrt.

Phase	Ergebnis	Freigabeereignis	Zahlungsauslöser	Anteil am Honorar
Vertrag und Vorbereitung der Aufgabenstellung	Vertrag, geklärte Aufgabenstellung, Grundstücksinformationen	Vertrag von beiden Seiten unterzeichnet	Anzahlung bei Unterzeichnung	ein kleinerer Teil des Gesamthonorars
Architektonische Studie	Pläne, Schnitte, Visualisierungen, Layoutvarianten	Auftraggeber wählt eine Variante und gibt das Konzept frei	Übergabe und Freigabe der Studie	etwa 10 bis 20 %
Baugenehmigungsplanung	Technische Planung für die Behörde einschließlich technischer Gebäudeausrüstung	Auftraggeber gibt den Satz vor der Einreichung frei	Übergabe der Planung oder die Genehmigung selbst	etwa 25 bis 35 %
Ausführungsprojekt	Details, Material- und Elementlisten, Aussteckpläne	Auftraggeber gibt die Detaillierung und Produktauswahl frei	Übergabe des Ausführungsprojekts	etwa 30 bis 40 %
Autorenaufsicht	Baubesprechungen, Beurteilung von Änderungen auf der Baustelle	Protokoll der Baubesprechung	Aufgewendete Zeit oder Anzahl der Besuche	separat abgerechnet, außerhalb des Grundhonorars

Die Anteile in der Tabelle sind Richtwerte. Sie variieren mit der Komplexität des Projekts und damit, wie genau eine bestimmte Praxis die Phasen unterteilt, aber ihr gegenseitiges Verhältnis ist stabil: Der Preis wächst mit der Detailtiefe, nicht mit der Anzahl der gearbeiteten Monate. Der teuerste Teil der Arbeit ist meist der, den der Auftraggeber am wenigsten sieht.

Die Anzahlung zu Beginn und warum es sie gibt

Die Anzahlung bei Unterzeichnung wirft die meisten Fragen auf, denn sie ist die einzige Zahlung, vor der der Auftraggeber nichts erhalten hat. Sie deckt jedoch sehr konkrete Arbeit ab, die stattfindet, bevor die erste Zeichnung existiert: den Ortsbesuch, das Lesen der Bebauungsvorschriften und der Grenzen, die sie auferlegen, das Durchgehen der Unterlagen, die der Auftraggeber mitgebracht hat, die ersten Gespräche darüber, wie er im Haus leben möchte, und die ersten Skizzen, die üblicherweise niemandem übergeben werden. Diese Phase ist kurz, sie ist nicht kostenlos, und in einem rein meilensteinbasierten Ablauf bliebe sie ungedeckt.

Die zweite Funktion der Anzahlung ist organisatorischer Natur. Mit der Unterzeichnung reserviert der Architekt Kapazität für die kommenden Monate und lehnt für diesen Zeitraum andere Aufträge ab. Die Anzahlung ist das Signal, dass die Absicht ernst ist. Die dritte Funktion ist psychologisch und vielleicht die wichtigste: Vom ersten Tag an wissen beide Seiten, dass die Zusammenarbeit begonnen hat, was den Ton des Gesprächs anders macht als unverbindliches Abwägen.

Zwei Dinge gehören in den Vertrag. Erstens, ob die Anzahlung von der ersten Rechnung abgezogen oder ganz am Ende verrechnet wird. Zweitens, was mit ihr geschieht, wenn der Auftraggeber das Projekt abbricht, bevor die Studie übergeben ist. Beide Antworten sind in verschiedenen Formen legitim, sie müssen nur im Voraus vereinbart und nicht erst in dem Moment gesucht werden, in dem die Zusammenarbeit endet.

Wenn der Auftraggeber seine Meinung ändert

Eine Änderung der Aufgabenstellung ist kein Versagen des Auftraggebers oder des Architekten. Ein Haus zu entwerfen ist ein Lernprozess: Der Auftraggeber entdeckt nach und nach, was er eigentlich will, und die meisten guten Häuser existieren, weil sie mehrfach neu gezeichnet wurden. Die Frage ist daher nicht, ob sich die Aufgabenstellung ändern wird, sondern wann. Das entscheidet darüber, ob es gewöhnliche Arbeit oder neue Arbeit ist.

Eine Änderung innerhalb der gerade laufenden Phase ist normal und im Preis enthalten. Während die Studie gezeichnet wird, das Treppenhaus zu verschieben, den Grundriss zu drehen oder eine andere Dachform auszuprobieren, genau dafür ist eine Studie da. Ebenso bleibt während des Ausführungsprojekts die Wahl eines anderen Bodenbelags oder eines anderen Fenstertyps im Rahmen, solange sie nicht die Konstruktion verändert. Eine angemessene Zahl von Überarbeitungsrunden gehört zum Handwerk, und ein seriöses Angebot sieht sie vor.

Eine Änderung, die eine bereits freigegebene und bezahlte Phase wieder öffnet, ist etwas anderes. Wenn das Treppenhaus verschoben wird, nachdem die Baugenehmigungsplanung freigegeben wurde, bedeutet das nicht, eine Linie neu zu zeichnen. Es bedeutet, die Konstruktion neu zu berechnen, die Leitungsführungen anzupassen, Ansichten und Listen abzustimmen und sich höchstwahrscheinlich erneut mit der Behörde zu befassen. Diese Arbeit wurde bereits einmal erledigt und einmal bezahlt, und nun wird sie ein zweites Mal gemacht.

Der Unterschied zwischen den beiden Fällen ist nicht strittig, solange er vorab ausgesprochen wird. Ein Vertrag, der festhält, dass Überarbeitungen innerhalb einer laufenden Phase enthalten sind und dass das Wiederöffnen einer abgeschlossenen Phase als neue Arbeit berechnet wird, schafft keinen einzigen zusätzlichen Konflikt. Ganz im Gegenteil: Er nimmt den einen Satz heraus, der sonst im ungünstigsten Moment gesagt würde, nämlich „das war doch sicher enthalten“.

Zwei Phasen, die lange nach den fertigen Zeichnungen laufen

Auftraggeber stellen sich den Ablauf meist als einen Weg bis zur Übergabe des Ausführungsprojekts vor. Zwei Teile des Prozesses finden danach statt, und sie werden am häufigsten aus dem Budget ausgelassen.

Der erste ist das Genehmigungsverfahren. Auf die Einreichung folgen eine Vollständigkeitsprüfung, Stellungnahmen der beteiligten Stellen, mögliche Einwände und Fristen, die weder der Architekt noch der Auftraggeber in der Hand hat. Diese Phase kann erheblich länger dauern als das Zeichnen selbst, und ihre Dauer lässt sich vertraglich nicht versprechen. Auch das Baurecht hat sich geändert: Seit 1. April 2025 gilt das Gesetz Nr. 25/2025 Z. z., daher lohnt es sich, das konkrete Verfahren für das betreffende Grundstück bei der zuständigen Behörde zu prüfen. Wenn der Architekt die Behördengänge übernimmt, ist das üblicherweise ein separat bepreister Posten und nicht Teil des Planungshonorars.

Der zweite ist die Autorenaufsicht. Sie läuft so lange, wie der Bau läuft, also Monate oder Jahre, und ihr Umfang wird nicht vom Architekten bestimmt, sondern vom Bauunternehmer und dessen Terminplan. Deshalb wird die Autorenaufsicht in der Regel nicht als Prozentsatz des Honorars verrechnet, sondern nach Zeit oder nach Anzahl der Baustellenbesuche. Sie ist der eine Posten im Ablauf, der sich nicht wie die anderen verhält: Sie hat kein einzelnes Ergebnis, kein einzelnes Freigabeereignis und lässt sich nicht mit einer Rechnung abschließen. Sie wird laufend abgerechnet, meist monatlich oder nach Baubesprechungen.

Diese Asymmetrie ist ehrlich und nicht nachteilig. Eine Pauschale für die Aufsicht müsste eine Reserve für den worstmöglichen Bauverlauf enthalten, sie würde also die meisten Auftraggeber mehr kosten. Ein Stundensatz oder ein Satz pro Besuch bedeutet, dass ein reibungsloser Bau weniger kostet. Kalkulieren Sie die Aufsicht daher mit einer geschätzten Anzahl von Besuchen, nicht mit einem Prozentsatz.

Was zum Standardleistungsumfang gehört und was nicht

Ein Zahlungsplan ergibt nur Sinn, wenn klar ist, was in jeder Phase tatsächlich gemacht wird. Die folgende Tabelle fasst zusammen, was üblicherweise zum Standardleistungsumfang gehört und was als separater Posten auftaucht. Die Aufteilung unterscheidet sich zwischen den Praxen, betrachten Sie sie daher als eine Liste von Fragen für das erste Gespräch und nicht als Norm.

Posten	Standardleistungsumfang	Wie er erscheint, wenn außerhalb
Architekturplanung und Grundrissgestaltung	Ja, der Kern jedes Angebots	Findet nicht statt
Koordination von Tragwerk und technischer Gebäudeausrüstung	Ja, im Rahmen der Genehmigungsplanung	Externe Fachplaner weiterverrechnet
Visualisierungen über die vereinbarte Anzahl hinaus	Ein Grundsatz ja, weitere nein	Preis pro Bild oder Stundensatz
Vermessung und Baugrunduntersuchungen	Nein, vom Auftraggeber veranlasst	Separate Beauftragung eines Fachplaners
Behördengänge und Verkehr mit den Behörden	Nach Vereinbarung, oft nicht	Pauschale oder Stundensatz
Massenermittlung und Ausschreibungsunterlagen	Nach Vereinbarung	Separater Posten neben dem Ausführungsprojekt
Innenraumgestaltung und Sonderanfertigungen	Nein, ein separater Auftrag	Eigener Vertrag mit eigenem Ablauf
Autorenaufsicht während der Bauzeit	Nein, außerhalb des Grundhonorars	Satz pro Stunde oder pro Besuch

Zwei Posten aus der Tabelle sind immer klärungswürdig. Die Massenermittlung entscheidet darüber, ob Angebote von Bauunternehmern überhaupt vergleichbar sind, und das Baukostenbudget ist der Teil, der Auftraggeber am meisten interessiert, auch wenn er nicht direkt mit dem Architektenhonorar zusammenhängt. Beide werden ausführlicher im Artikel über das Baukostenbudget und die Massenermittlung behandelt.

Was vor der Unterzeichnung vereinbart werden sollte

Ein guter Zahlungsplan passt in vier Sätze. Vor jeder Zahlung steht ein benanntes Ergebnis. Zu jedem Ergebnis gehört ein benanntes Freigabeereignis. Das Wiederöffnen einer freigegebenen Phase ist neue Arbeit, und der Vertrag sagt das. Autorenaufsicht und Behördengänge sind separate Posten mit ihrer eigenen Art der Abrechnung. Wenn diese vier Dinge im Vertrag stehen, lässt sich der Rest im Gespräch klären. Wenn sie fehlen, macht auch der niedrigste Preis das nicht wett. Die Struktur des Honorars selbst und die Arten seiner Berechnung werden im Artikel darüber, was ein Architekt kostet, behandelt.

Häufig gestellte Fragen

Wann genau zahle ich die erste Rechnung des Architekten?: Die erste Zahlung ist in der Regel die Anzahlung bei Vertragsunterzeichnung, bevor irgendein Plan übergeben wird. Die nächste Rechnung folgt erst, nachdem Sie das erste Ergebnis, die architektonische Studie, freigegeben haben. Die Zahlungsbedingungen für einzelne Rechnungen werden im Einzelfall vereinbart und sollten im Vertrag festgehalten werden.
Was muss ich tun, damit eine Phase als freigegeben gilt?: Eine schriftliche Bestätigung, die die konkrete Version der Unterlagen und das Übergabedatum nennt, genügt, eine E-Mail ist üblich. Es ist keine Formalität für die Behörde, sondern eine gemeinsame Aufzeichnung, auf die beide Seiten zurückgreifen können, wenn dasselbe Gespräch später unterschiedlich in Erinnerung ist.
Kann ich eine einzelne Phase beauftragen und über den Rest später entscheiden?: Ja, und das ist ein üblicher Ansatz. Eine separat beauftragte Studie lässt Sie sowohl das Konzept als auch die Zusammenarbeit prüfen, ohne sich auf das gesamte Projekt festzulegen. Der Zahlungsplan endet dann einfach mit der zuletzt beauftragten Phase, und die Fortsetzung ist Sache einer neuen Vereinbarung.
Was passiert, wenn die Baubehörde länger braucht als erwartet?: Das hat keine Auswirkung auf den Zahlungsplan, solange der Plan an Leistungen und nicht an Termine gebunden ist. Genau deshalb ist die Zahlung für die Unterlagen meist an deren Übergabe und Freigabe durch den Auftraggeber geknüpft, nicht an den Tag des Bescheids, der in niemandes Hand liegt.
Wie wird die Bauaufsicht abgerechnet und wie sollte ich sie einplanen?: Üblicherweise nach Zeitaufwand oder nach Anzahl der Baustellenbesuche, abgerechnet im Bauverlauf, meist monatlich oder nach Baubesprechungen. Planen Sie sie als geschätzte Anzahl von Besuchen multipliziert mit dem vereinbarten Satz ein, nicht als Prozentsatz des Honorars.
Kann der vereinbarte Preis einer Phase während des Projekts steigen?: Bei einer noch nicht erbrachten Phase kann er steigen, wenn sich das Raumprogramm wesentlich ändert, zum Beispiel die Grundfläche wächst oder eine ursprünglich nicht vorgesehene Fachplanung hinzukommt. Bei einer bereits erbrachten und freigegebenen Phase ändert sich der Preis nicht, aber eine Wiederaufnahme wird als neue Leistung berechnet.
Ist die Anzahlung rückerstattbar, wenn ich vom Projekt Abstand nehme?: Das hängt von der Formulierung des Vertrags ab, und es gibt mehrere legitime Regelungen, von einer nicht rückzahlbaren Anzahlung bis zur Abrechnung der tatsächlich geleisteten Stunden. Entscheidend ist, die Antwort vor der Unterzeichnung zu vereinbaren, denn nach einem Rückzug ist es schwer zu verhandeln.